Što je kontroling i kako nam može pomoći

Ako niste ekonomske struke i ako se u svojoj karijeri niste susretali s podacima, izvještajima, projekcijama gotovo je sigurno kako ćete odmah kontroling povezati s kontrolom. Što je vrlo velika zabluda, kontroling je prvenstveno upravljačka funkcija koja je usmjerena na budućnost i traži više kreativnosti nego kontrole.

Dakle, kontroling pomaže poduzetnicima u pogledu u budućnost i mislim da je u tome njegova najveća vrijednost. Omogućava pogledom na trenutno stanje utvrditi gdje je potrebno nešto mijenjati. Nužna promjena može biti vezanu uz procese, uz komunikaciju, uz jedan segment poslovanja ili možda uz kompletan zaokret u poslovanju poduzeća.

Kontroling pomaže u uspostavljanju ciljeva u poduzećima različitih veličina, djelatnosti. Definiranje ciljeva i njihovo praćenje je jedan od zadataka kontrolinga. 

Ciljevi temeljeni na SMART principima koji nam daju jasnoću u praćenju poslovanja. Bez obzira radimo li na praćenju procesa u marketingu, prodaji, nabavi, proizvodnji. Svaki od tih procesa je potrebno pratiti kako u svakom trenutku znali kako poslujemo u zadanim okvirima.

U današnje vrijeme, kada je vrlo dinamično okruženje na koje utječe volatilnost cijena energenata, političkih nestabilnosti i drugih otežanih okolnosti vrlo je važno vidjeti kako je prisutnost kontrolinga u poduzećima bitna.

Mogućnost predviđanja uz pomoć kontrolinga te projiciranje kako će se promjene odraziti na poslovanje poduzeća je zapravo njegova najveća vrijednost. U praksi je uglavnom dokazano da je najviše zaslužan za rješavanje konkretnih problema u poslovanju.

Uz pomoć kontrolinga sam rješavala probleme i mijenjala procese u skladišnom poslovanju, u nabavi, u praćenju realizacije investicijskih objekata, u praćenju naplate potraživanja, upravljanja radnim učinkom i to na raznim razinama. Ponekad su promjene zahvaćaju cijelu organizaciju, a ponekad je bilo dovoljno samo povezati i uskladiti procese kako bi se vidio pozitivan efekt.

U korporativnom okruženju uvođenje nekih novih pogleda i načina rada pruža puno mogućnosti za rast i razvoj, ali sam se uvijek susretala i s velikim izazovima u implementaciji kontrolinga. Uglavnom je izazov u početku procesa bio vezan uz otpor na promjene, što je možemo reći i razumljivo zbog „tromosti“ velikog sustava. Ta vrsta problema je rjeđe prisutna u malim poduzećima.

Koja je uloga kontrolinga u malim i srednjim poduzećima?

Kontroling je jedna od temeljnih upravljačkih funkcija koja nam pomaže u uspješnom vođenju poduzeća. Rješavanje problema, promjena nekih okolnosti koje utječu na loše poslovanje i pogled prema budućnosti je puno lakše provesti u malim poduzećima. Iako manje prisutan u malim poduzećima, njegova uloga je presudna u kriznim vremenima.

Zašto je kontroling toliko važan?

Direktno je povezan sa svim poslovnim procesima, tj. nema niti jednog poslovnog proces u malom ili velikom poduzeću koji se ne može malo bolje organizirati, povezati i uskladiti s drugim procesima, zaposlenicima i tako omogućiti uspješnije poslovanje poduzeća.

Prednosti kontrolinga

• Štedi vrijeme i energiju zaposlenika i menadžera
• Omogućuje menadžerima da se koncentriraju na važne zadatke. To omogućuje bolju iskorištenost menadžerskih resursa.
• Pomaže u pravovremenim korektivnim radnjama
• Menadžeri mogu delegirati zadatke tako da podređeni mogu obavljati rutinske poslove.

Uzet ćemo kao primjer jedno obiteljsko poduzeće koje ima par zaposlenika. Poduzeće putem direktne prodaje na tržište plasira 10-a različitih vrsta proizvoda i pruža uslugu održavanja tih proizvoda na području RH. To poduzeće u svom poslovanju mora voditi računa o plasmanu proizvoda, potrebama na tržištu, naplati proizvoda, marketingu i dnevno operativnim poslovima. A svi ti procesi se mogu puno bolje organizirati i osigurati dugoročnu uspješnost uz pomoć kontrolinga.

Planiranje plasmana, analiza tržišta, definiranje ciljeva vezanih uz naplatu proizvoda, postavljanje ciljeva za marketinške kampanje.... sve su to aktivnosti koje kontroling primjenom svojih alata optimizira.

Na koji način nam kontroling može pomoći?

1. Strateškim planiranjem kojim pripremamo poslovanje na nepredviđene okolnosti i tako si olakšamo svakodnevno operativno poslovanje. Na gore navedenom primjeru omogućava nam da planiramo gdje ćemo planirati plasman proizvoda, postoje li potrebe na tržištu i s kojim opasnostima se možemo susresti.

2. Operativnim planiranjem uz upravljanje svakodnevnim aktivnostima u pripremi planova proizvodnje, plasmana na tržište, troškova koji su povezani s proizvodnjom i ostale fiksne troškove. Također planiranjem toka novca i rizika s kojima se možemo susresti prilikom pripreme proizvodnje.

3. Kontrolom kojom pratimo izvršenje planiranih aktivnosti kako bi bili sigurni da ćemo moći ispuniti planirane obveze, da imamo dovoljno zaposlenika za logistiku prodaje, ako smo planirali marketinške aktivnosti kako su se one realizirale.

4. Informiranjem i izvještavanjem tako da komuniciramo vlasnicima i zaposlenicima rezultate u poslovanju poduzeća. Bilo da se radi o npr. kašnjenja u isporuci, probleme u proizvodnji i isporuci informiramo upravljača i kolege koji su povezani s njima. Potrebno je voditi računa da voditelji i zaposlenici budu informirani o eventualnim odstupanjima od planiranog.

Prema nekim istraživanjima tržišta mala i srednja poduzeća su najviše prepoznala važnost operativnog planiranja kao pomoć u poslovanju. 

Operativno planiranje je planiranje svakodnevnih aktivnosti, planiranje ostvarenja računa dobiti i gubitka koje se temelji na usporedbi podataka iz računovodstva i planova. Također se vrlo često koristi za usporedbu troškova i učinaka, dok se od pokazatelja poslovanja vrlo često koristi koeficijent zaduženosti.

Najučestalije je ipak korištenje izračuna točke pokrića, pokazatelja i sustava pokazatelja te usporedba s konkurencijom. Pisat ću o tome u nekom od narednih blogova.

Autor: Anka Cvitanović Jovanić