„Planovi su ništa, planiranje je sve.“ Dwight Eisenhower

Planiramo npr. godišnji odmor, a rijetko kada ili nikada se ne odlučimo samo krenuti u nekom smjeru. Isto tako gotovo nikada nećemo pozvati taksi ili čekati autobus, a da ne znamo kuda idemo i zašto tamo idemo. Planiramo možda i što ćemo sutra imati za ručak, koliko novaca trebamo uštedjeti za sigurnu mirovinu.

Planiramo u životu mnoge događaje kao što je npr. naš razvoj nove vještine, krenuti sa zdravim prehrambenim navikama, tko će nam dati podršku u tome…

Jeste li razmišljali o tome što želite postići za 10 godina? Znate li koji je vaš glavni cilj u projektu na kojem možda trenutno raditi? Znate li što je vaš cilj napraviti do kraja dana?

Privatno i poslovno možete si postaviti pitanja koja su direktno vezana uz planiranje i postavljanje ciljeva. Zašto?

Odgovor je vrlo jasan: ako želite u nečem uspjeti, morate postaviti ciljeve.

Ciljevi su bitni za zadržavanje smjera kojim planirate ići. 

Možda je sada malo jasnije zašto sam veliki fan Eisenhowerove izjave Planiranje je ništa, a planovi su sve.

Ako planirate svoj dan i prioritete budite sigurni kako ćete ih prije ostvariti. To će vam pomoći i u utvrđivanju vaše produktivnosti, produktivnosti vaših kolega, pronalasku kritičnih točki u poslovanju. Prepoznavanja uzroka nezadovoljstva kolega ili možda klijenata.

Planiranje pomaže svakom poduzeću da osvijesti potencijalne probleme koji mogu biti vezani uz tržište, usluge ili robe koje prodaju ili uz upravljanje zaposlenicima.

Iz toga razloga je proces planiranja neprocjenjivo važan, jer nam pomaže u izradi poslovnog plana. Možda se i ne ostvari, ali nam daje osnovu za utvrđivanje uzroka zašto je nešto ovako ili onako...

Odvojite vrijeme, uz dobru volju i definiranje jasnih, ostvarivih ciljeva prilikom planiranja sigurno ćete izbjeći puno problema na koje nailazite u poslovanju.

Možda ste pomislili kako ću još i za to pronaći vremena. Radite jako naporno, ali nemate vidljivih rezultata? Pogledajte unatrag, vidite li napredak u svom poslovanju, u razvoju svojih vještina. Možda je problem u strahu od neispunjavanja željenih ambicija.

Mnogo ljudi zbog ne definiranja jasnog plana što zapravo žele, jure s jednog radnog mjesta na drugo. Ili vlasnici poduzeća mijenjaju djelatnosti, traže nove zaposlenike koji se mogu prilagoditi promjenama. I dalje ne osjećaju zadovoljstvo, jer ne vide napredak koji priželjkuju.

Postavljanjem SMART ciljeva će vam pomoći u razjašnjavanju ideje što želite postići, u zadržavanju fokusa na bitne aktivnosti kojima ćete povećati šanse za postizanje onog što želite. 

Kasno ljeto i početak jeseni je početak „sezone planiranja“. To je vrijeme kada su i zaposlenici i vlasnici poduzeća najproduktivniji, vrijeme kada je povećana motivacija. Ostalo je dovoljno vremena do kraja godine za postići ciljeve ili ih malo prilagoditi trenutnom okruženju. Ukratko, nema boljeg vremena za postavljanje planova, ciljeva, rada na motivaciji bilo unutar poduzeća ili privatno.

Ako ste vlasnik firme, okupite oko sebe suradnike s kojima ćete moći prodiskutirati aktualnosti unutar i izvan firme, uvažite njihove ideje (ako su argumentirane), protresite dosadašnje ciljeve i postavite nove u procesu planiranja.

Kada već donesete plan, vezan uz strategiju poslovanja, projekt ili proizvod, bitno je koristiti ga kao smjer kretanja.

Kako strateško planiranje čini poslovanje uspješnijim?

Prema istraživanjima Harvard Business Review[1], 85% voditelja timova/poduzeća provodi manje od 1 sat mjesečno raspravljajući i promišljajući o strategiji, a 50% ih uopće ne odvaja vrijeme za to. Zašto je to važno promijeniti?

Uspjeh svih poduzeća, malih ili velikih, uvijek ovisi o stalnom promišljanju kako unaprijediti poslovanje i prilagoditi se prilikama na tržištu. U tome uvijek svoj značajan doprinos ima strateško planiranje kao jedan od instrumenata strateškog kontrolinga.

U nastavku su navedeni razlozi zašto je važno biti poduzeće koje strateški planira.

Strateško planiranje:

1. Definira prioritete i smjer kretanja

2. Povećava organizacijsku sposobnost prilagođavanja budućim događajima

3. Omogućava racionalnije korištenje resursima unutar poduzeća (materijalnih i ljudskih)

4. Ubrzava proces donošenja odluka

5. Potiče kulturu učenja, komunikacije i razvoja u poduzeću

1. Definira prioritete i smjer kretanja

Zašto su nam prioriteti bitni? Bez definiranja prioriteta, gotovo je nemoguće uspostaviti i uspješno održati svakodnevno poslovanje, a tako i dugoročno održivo poslovanje.

Ako definiramo prioritete lakše ćemo odgovoriti na pitanja:

• Hoćemo li prvo osigurati akumulaciju vlastitih sredstava ili zatražiti vanjske izvore financiranja?
• Možda ćemo odmah poslije toga preusmjeriti svoje poslovanje na druga tržišta?
• Hoćemo li investirati u razvoj novog proizvoda ili usluge?
• Mijenjamo li partnerska poduzeća pa ćemo prvo uspostaviti temelj novoj suradnji?
• Ili ćemo prije toga uložiti dodatno vrijeme i novac u povećanje kompetencija zaposlenika i menadžmenta u poduzeću?

Kada definiramo prioritete možemo smatrati kako smo već odredili i smjer. Vjerojatno smo u tom procesu razmišljali o potencijalnim rizicima.

Promišljanje o rizicima je uvijek važno, jer će nam ukazati na što dodatno trebamo staviti naglasak.

Npr. sportaš planinar koji se penje na planinu ili penjač po stijenama treba biti svjestan rizika penjanja uz neadekvatnu opremu, ako ne prilagodi svoj plan penjanja vanjskom okruženju, ako nema adekvatnu fizičku spremu. Mora se pripremiti što bolje kako bi taj rizik minimizirao, inače riskira zdravlje, a možda i život. 

Isto tako prilikom definiranja smjera poslovanja moramo razmisliti o rizicima koje nam odabrani smjer poslovanja nosi. Možda je to veća kreditna izloženost, ako želimo uložiti u novu opremu koja nam je potrebna za izlazak na strano tržište. Možda je to rizik gubitka ključnih zaposlenika, ako nemamo dovoljno izazovno postavljene naše ciljeve koje želimo ostvariti u idućem razdoblju.

2. Povećava organizacijsku sposobnost prilagođavanja budućim događajima

U vrijeme krize, nestabilnih vremena u okruženju znatno je teže planirati. Ali upravo u ovim vremenima je planiranje neizbježno kako bi se mogli prilagoditi budućim događajima.

Postavimo si sljedeća pitanja:

• Znamo li koliki je očekivani prihod od prodaje pojedinih proizvoda i usluga i koliko se on mijenja usred promjene okolnosti?
• Koji dio poslovanja trebamo prilagoditi?
• Koliko se brzo trebamo prilagoditi?

Odgovaranjem na gore postavljena pitanja uslijed promijenjenih okolnosti osiguravamo brzu prilagodbu na tržištu i stabilnost poslovanja poduzeća.

Ako nešto planiramo, prije ćemo prepoznati nedovoljno dobru dinamiku realizacije tog plana. Stavimo u kontekst trenutne energetske krize u kojoj se svi nalazimo i kojom su pogođena gotovo sve djelatnosti.

Cilj nam je bio imati troškove na razini prošlogodišnjih. Planirali smo troškove koje ćemo moći pokriti prihodima. Glavni kooperant nam je zbog velike izloženosti cijeni energenata javio kako mora povećati cijenu usluge, a mi imamo dugoročne ugovore s partnerima koji ne uvažavaju trenutne okolnosti i potencijalno povećanje cijena naših usluga. Vrlo brzo se nađemo u situaciji kada imamo povećane troškove i opasnost nedostatnih prihoda za pokrivanje troškova.

Ako imamo uspostavljen sustav planiranja onda nam je lako utvrditi koliko će vam biti potrebna dodatna prodaja i po kojim cijenama, kako bi poslovanje bar zadržali na istoj razini. Ako ne prepoznajete prednosti planiranja, možete pomisliti, vrlo lako ću ja to znati. Nije prvi puta da se snalazim, tako možda razmišlja i naš spomenuti planinar koji bez adekvatne opreme i plana ide na put. Možda je puno puta to već odradio, ali je pitanje kada će ga napustiti sreća.

3. Omogućava racionalnije korištenje resursima unutar poduzeća (materijalnih i ljudskih)

Uspostavom strateškog planiranja poduzeće mijenja način korištenja zaposlenicima i imovinom jer se organski razvoj poduzeća prilagođava poslovanju i upotrebi resursa.

Mnoga poduzeća od svog osnivanja zadrže isti način organiziranja poslovanja iako su možda i značajnije povećali obim poslovanja, sve s opravdanjem nedostatka vremena za prilagodbu procesa.

Najčešće u takvim slučajevima dolazi do neracionalnog trošenja sredstava i neefikasne raspodjele zaposlenika.

Postavljanjem ciljeva i planiranjem prihoda i troškova definiramo ono što nam je neophodno za realizaciju tih ciljeva.

Postoje različite metode planiranja. Moj prioritet je uvijek planiranje temeljem pojedinačnih zahtjeva zaposlenika koji trebaju obuhvatiti i ono što oni trebaju odraditi u sljedećem razdoblju. Tako ćete osigurati i usklađivanje osobnog i poslovnog razvoja zaposlenika.

Ako zaposlenici u fazi planiraju promišljaju o tome što novoga žele naučiti, a poduzeće u kojem rade treba znati na koji način će zaposlenih doprinijeti novim znanjem. Također zaposlenici možda razmišljaju o razvoju novih vještina koja će ih dodatno motivirati i poduzeće može imati koristi od toga.

Naravno, treba voditi računa o preklapanju tih želja – što želi zaposlenik i što želi poslodavac. Možete motivirati i zaposlenike u fazi planiranja da predlože načine na koje se može neki od procesa promijeniti, racionalizirati i tako ih također potaknuti na promišljanje o planovima poduzeća.

4. Ubrzava proces donošenja odluka

Planiranje počinje donošenjem odluka vezanih uz:

• Pokretanje novih projekata.
• Razvoj proizvoda ili usluge.
• Izvore financiranja.
• Pristupanje sredstvima EU.

Ako smo se odlučili za strateški pristup planiranju vrlo brzo ćemo i na temelju konkretnih podataka moći donijeti odluke koje mogu usmjeriti naše poslovanje.

Za svaki od gore navedenih odluka potrebni su vam zaposlenici „na brodu“ s vama. Ako ste ih već uključili u proces planiranja moguće je kako ćete lakše moći donijeti i neku od odluka.

5. Potiče kulturu učenja, komunikacije i razvoja u poduzeću

Planovi gledaju u budućnost i pomažu u poticanju kreativnosti, motiviranosti zaposlenika, a ujedno pomažu vlasnicima poduzeća u jasnom komuniciranju prema zaposlenicima koji su strateški temelji poslovanja. Ako zaposlenici znaju kako svojim radom doprinose ostvarenju strateškog plana povećat će angažman na poslu, osjećat će se međusobno povezani i kontinuirano će se razvijati.

Usklađivanjem poslovnog i osobnog razvoja zaposlenika poticanjem na postavljanje ciljeva kako poslovnih tako i privatnih možete samo profitirati.

Kultura učenja se razvija kako kućnim odgojem, a tako i poticanjem poslodavca. Podržite zaposlenike u postavljanju SMART ciljeva i planiranju. Neka razmišljaju u fazi planiranja koji su to ciljevi koji će im pomoći da obnove svoju radnu energiju? SMART je akronim za pet kvaliteta za ciljeve koje trebaju postaviti. Koje su to kvalitete: ciljevi moraju biti: specifični, mjerljivi, ostvarivi, relevantni i vremenski ograničeni.

Ako želite dodatna znanja ili vam je koncept planiranja nov kontaktirajte nas, možemo vam pomoći.

Autor članka: Anka Cvitanović Jovanić