7 koraka kako pratiti naplatu potraživanja u malim poduzećima

Podsjetimo se na početku što su to potraživanja od kupaca?

To su zapravo obećanja koja ste prihvatili od kupaca da će vam u dogovorenom roku platiti proizvod ili uslugu koju ste im prodali.

U trenutku kada prodate imate prihod od prodaje i potraživanja od kupaca evidentirana u vašim poslovnim knjigama.

Potraživanje se pretvori u novac na računu tek kada vaš kupac ispuni obećanje i plati vam.

Što se brži ispuni to obećanje, prije ćete imati novac na računi i bolji novčani tok.

Ako uspoređujete potraživanje u odnosu na neku početnu točku, prethodnu godinu npr. što je veće potraživanje uz istu dinamiku prodaje, imate lošiji novčani tok i manje novca na računu. To u pravilu znači, prodali ste isto, ali ste naplatili manje.

Zato je upravljanje potraživanjima i naplatom ključan aspekt svakog poslovanja, bez obzira na veličinu poduzeća. U proizvodnim poduzećima pogotovo.

Prema istraživanjima, učinkovito upravljanje potraživanjima može značajno utjecati na novčani tok i ukupnu likvidnost poduzeća. Studija provedena od strane Atradiusa pokazala je da se 39% financijskih problema u malim i srednjim poduzećima može povezati s kašnjenjem naplate potraživanja.

Nedovoljno praćenje rokova plaćanja ili nepostojanje jasnih pravila može dovesti do kašnjenja, što posljedično utječe na mogućnost poduzeća da podmiri vlastite obveze.

Evidencija i pravovremena naplata potraživanja omogućava održavanje zdravog novčanog toka, što je posebno važno za poduzeća koja žele rasti i razvijati se.

U nastavku su navedeni primjeri najboljih praksi za upravljanje potraživanjima, prilagođeni malim poduzetnicima, koji pomažu u smanjenju rizika od zakašnjelih uplata i omogućuju efikasnije poslovanje.

1. Izdavanje fakture

Mali poduzetnici, poput trgovine Eko kutak koja se bavi proizvodnjom i prodajom zdravih namirnica, često surađuju s lokalnim restoranima i malim trgovinama. Kada proizvedu proizvode, dogovore prodaju, izdaju fakturu koje sadrže sve potrebne informacije o proizvodima, iznosu i datumu dospijeća (rok plaćanja). Fakturu dostave u računovodstvo, a poželjno je da imaju i svoju evidenciju izdanih faktura. Znamo kako se mnogi npr. paušalni obrtnici odluče na samostalno vođenje knjiga. U tom slučaju imaju vlastitu evidenciju koju moraju ažurno voditi.

U nastavku je prijedlog kako izraditi Excel tablicu za praćenje potraživanja:

Kolone koje bi trebale biti uključene:

Broj fakture: Svaka faktura mora imati svoj jedinstveni broj kako bi bila lako prepoznatljiva.

Naziv kupca: Pomaže u brzom prepoznavanju koji kupac duguje i olakšava komunikaciju.

Datum izdavanja fakture: Ovaj datum koristi se za praćenje starosti potraživanja.

Datum dospijeća: Ključno je znati do kada kupac treba platiti kako bi se moglo pravovremeno djelovati.

Iznos fakture: Ukupni iznos koji kupac duguje.

Status plaćanja: Koristi se oznake "plaćeno", "neplaćeno", ili "djelomično plaćeno" kako bi bilo jasno u kojoj fazi je uplata.

Datum podsjećanja: Zabilježite kada ste kupca podsjetili na uplatu, kako bi se izbjeglo zanemarivanje komunikacije.

Napomene: Ovdje možete bilježiti posebne dogovore, kao što su produljeni rokovi ili posebni uvjeti plaćanja.

2. Praćenje rokova plaćanja

Bez automatiziranih alata, važno je održavati jednostavan sustav evidencije. Eko kutak koristi tablicu u Excelu u kojoj su evidentirane sve izdane fakture, zajedno s datumima dospijeća. Na taj način vlasnik može lako vidjeti koja plaćanja su dospjela i kada može očekivati plaćanje faktura koje imaju rok plaćanja u narednim danima.

Za one koji su vizualni tipovi predlažem i bojanje ćelija: kao npr. zeleno polje je oznaka za plaćeno, žuto polje za uskoro dospijeva na naplatu i crveno polje je oznaka za dospjelu, a neplaćenu fakturu.

Na taj način će vlasnik Eko kutka koji koristi tablicu u kojoj su sve fakture grupirane prema datumu dospijeća, svaki put kada otvori tablicu vidjeti crvene fakture. To su dakle, fakture koje su dospjele, a neplaćene i predstavljaju potencijalni rizik. Dodatna prednost je, što će vlasnik na taj način odmah imati spremnu listu prioriteta po kojoj mora odraditi komunikaciju s kupcima neplatišama.

Važno je pratiti evidenciju, bar jednom tjedno.

Moja je preporuka za sve one koji nemaju digitalne analte za praćenje faktura, koristite alate za postavljanje podsjetnika. Može to biti Google Calendar ili Outlook. Postavljanje podsjetnika tjedan dana prije dospijeća omogućuje vlasniku da unaprijed kontaktira kupce i osigura pravovremenu uplatu.

Tako vlasnik Eko kutka u svom kalendaru ima označene podsjetnike tjedan dana prije dospijeća fakture. Time će osigurati da nijedan račun ne ostane zaboravljen, a kupci cijene podsjetnik jer ponekad i njima promakne rok.

3. Komunikacija s kupcima

Dolazimo do trećeg koraka u naplati potraživanja i u idealnim situacijama bi trebalo ostvariti komunikaciju s kupcima kada se približi datum dospijeća fakture. Vlasnik Eko kutka u toj situaciji kontaktira kupce putem telefona ili e-maila kako bi ih podsjetio na nadolazeće plaćanje. Ujedno mu je to prilika kako bi prikupio informaciju o zadovoljstvu s isporukom, možda čuo što je aktualno kod kupca i prepoznao priliku za novom prodajom. Ova direktna komunikacija pomaže u održavanju dobrih odnosa s kupcima i povećava šanse za pravovremene uplate.

4. Pregovaranje o uvjetima plaćanja

S obzirom na to da mali poduzetnici često imaju ograničen novčani tok, Eko kutak može u trenutku kada ostvari direktnu komunikaciju povremeno pregovarati o potencijalnoj izmjeni uvjeta plaćanja s ključnim kupcima. Na primjer, može se dogovoriti o plaćanju u ratama ili ponuditi popust za ranije plaćanje, kako bi potaknuo bržu naplatu. Može to biti win win situacija za obadvije strane.

U slučaju da se dogovori popust za ranije plaćanje može to biti npr. 3-5% popusta i na taj način će se kupci potaknuti brže podmiriti dugovanja. Može to biti važno, vlasniku Eko kutka jer time može brzo doći do financijskih sredstava koje mu trebaju za npr. naručivanje sirovina i nastavak proizvodnje.

U nastavku je primjer rečenice koju možete navesti i na samoj fakturi: "Ako se uplata izvrši unutar 10 dana od izdavanja fakture, odobrava se popust od 5%."

To je situacija u kojoj će i kupcu biti jasno istaknuta pravila naplate i kako oni mogu ostvariti dodatnu uštedu.

5. Redoviti pregledi evidencije

Vlasnik Eko kutka redovito pregledava svoju evidenciju faktura (npr. jednom tjedno) kako bi pratio sve dospjele iznose i poduzeo potrebne korake za naplatu. Ovaj ručni pregled uvijek osigurava da nijedna faktura ne ostane neplaćena zbog zaborava.

Često se u praksi zna desiti da se čak i zaboravi izdati faktura pa se pregledom evidencije može ustanoviti i taj propust. Ili se može uočiti kako je izdana faktura znatno veća ili manja od prethodne. To je npr. moguće uočiti kod kupaca koji kontinuirano kupuju. To može ukazivati na neku promjenu u poslovanju kupca i mogući rizik od naplate prodanih proizvoda ili usluga. Možda poduzeće kojem smo prodali mijenja opseg svog poslovanja, možda ima problem s novčanim tokom.

U nastavku su dva primjera i načina postupanja vlasnika Eko kutka.

Jednom tijedno prolazi kroz sve fakture i primjećuje:

• da BIO restoran već drugi mjesec za redom kasni s plaćanjem, s obzirom na visinu duga, odlučuje smanjiti obujam isporuka dok se prethodna dugovanja ne podmire. Na taj način može zaštititi svoje poslovnje od mogućih većih problema.
• kako je trgovina Naša hrana smanjila narudžbe za 50% u posljednja tri mjeseca, a fakture kasne 30 dana. Vlasnik Eko kutka odlučuje obaviti razgovor s njim kako bi saznao postoje li problemi i treba li možda tražiti druge kupce za naknadu tog prihoda.

6. Točna evidencija

Sve informacije o fakturama i plaćanjima koje se ručno bilježe, uključujući sve dogovore s kupcima o odgođenim plaćanjima ili popustima mogu biti i neažurno vođene.

U toj situaciji bit će neomogućen jednostavan pregled stanja potraživanja. Nosi to sa sobom i dodatne probleme.

Stoga je izuzetno važno voditi točnu evidenciju, ažurno bilježiti promjene kako bi se na vrijeme moglo reagirati u slučaju izostanka uplate od strane kupca.

Na taj način ćete uvijek imati uvid u "zdravlje" vaših financija.

7. Praktične upute za komunikaciju s kupcima

Prvi podsjetnik za plaćanje se može slati tjedan dana prije dospijeća, a njegov tekst može biti: „Poštovani (ima kupca), podsjećamo vas da faktura br. (broj fakture) iznosi (iznos) i dospijeva (datum dospijeća). Unaprijed zahvaljujemo na pravovremenoj uplati.“

Ili ako ipak ne želite slati podsjetnik, nakon što je prošlo 3-4 dana od dospijeća fakture pošaljite sljedeći podsjetnika: „Poštovani, (ime kupca), želimo vas obavijestiti da faktura (broj fakture) još uvijek nije podmirena. Molimo vas da nas obavijestite o očekivanom datumu uplate ili nas kontaktirajte ako postoje bilo kakvi problemi.“

Ovi jednostavni postupci mogu pomoći malim poduzetnicima da učinkovito upravljaju svojim potraživanjima, čak i bez korištenja složenih alata za praćenje naplate.

Autor: Anka Cvitanović Jovanić