Koja je veza između poslovnih procesa, digitalizacije i kontrolinga

Produktivnost, efikasnost i likvidnost poslovanja su najčešća mjerila uspješnosti poslovanja poduzeća.

Za početak, ukratko ću objasniti pojmove.

Uvodno o pojmovima uspješnosti

Produktivnost je izraz koji koristimo kao tehnički pojam, u poslovanju, ali i u privatnom životu. Dakle, riječ je o načinu praćenja rada pojedinca u određenom vremenu.

Visoku produktivnost postiže netko tko ima fokus na određeni cilj i uz pomoć različitih faktora kao što je okruženje, podrška drugih, motivacija, obrazovanje postiže uspjeh.

Efikasnost poslovanja ili efikasnost pojedinca označava stupanj uspješnosti u ostvarivanju postavljenih ciljeva.

Efikasnost se temelji na težnji ostvarivanja maksimalnih rezultata s minimalnim ulaganjima sredstava, energije i vremena.

Likvidnost je financijsko stanje poduzeća ili pojedinca u kojem postoji usklađenost između pritjecanja novčanih sredstava i obveza plaćanja.

Za poduzeće kažemo kako je likvidno ako ima sposobnost podmirivati svoje obveze u rokovima plaćanja.

Kako znamo jesmo li:

• iskoristili sve mogućnosti za povećanje produktivnosti
• postigli maksimalnu efikasnosti i
• dovoljno likvidni, ako nemamo uređene procese i praćenje poslovanja?

Vrlo teško i vrlo vjerojatno samo intuitivno.

Mnoga poduzeća prepoznaju neki problem u poslovanju tek u trenutku kada npr. evidentiraju manjak na skladištu ili kada prilikom zatvaranja poslovne godine uvide smanjenje prihoda ili dobiti, povećanje troškova, kada dugogodišnji kupci počnu odlaziti... Dakle, možemo reći da su u tim slučajevima poduzeća prepoznala probleme u procesima. I pitaju se kako ih riješiti.

Česta zabluda

Vrlo često pomisle kako će im novo aplikativno rješenje riješiti problem. Ako imaju financijskih mogućnosti, odluče se za implementaciju nove aplikacije. Vjerojatno zaborave na činjenicu da aplikacije vrlo često nisu kreirane po mjeri poslovanja svakog poduzeća. U sljedećem koraku spoznaju da moraju mijenjati procese u poslovanju kako bi mogli pratiti zahtjeve aplikacije. I tek tada zapravo kreću pravi problemi.

Uložili su vrijeme i novac, a ne vide očekivani rezultat. Kada se u sve to uključi rast nezadovoljstva zaposlenika koji pokušavaju u paralelnom radu povezati stari način s novim svima postaje jasno da su u začaranom krugu.

Ako osoba koja ne poznaje procese sudjeluje ili definira zahtjeve za digitalizaciju procesa vrlo vjerojatno će izazvati eskalaciju navedenih problema. I u tom trenutku je nužno uključivanje kontrolinga.

Uloga kontrolinga

Kontroling je osnovna upravljačka funkcija za poduzimanje korektivnih akcija kada god je to potrebno. Te korektivne akcije su možda nužne zbog utvrđivanja novog načina praćenja, promjena odgovornosti i manjka motivacije zaposlenika.

Jedna od vrlo bitnih uloga kontrolinga je pružanje podrške upravljačima kako bi:

• osigurali uspješnu realizaciju projekta,
• povećali motivaciju zaposlenika i
• definirali realne ciljeve.

U većini poduzeća ta osoba formalno nema naziv specijaliste za kontroling ili sl., ali naziv nije niti bitan. Osigurajte u poduzeću osobu koja obavlja tu ulogu, a koja će u kritičnom trenutku za poslovanje poduzeća pomoći u procesu digitalizacije ili uređenja procesa.

Definiranje prioriteta

Temeljeno na iskustvu upravljanja i mijenjanja raznih procesa u velikom i srednjem poduzeću (financije, nabava, prodaja, ljudski potencijali…) uvijek predlažem:

1. uređenje procesa, a tek potom

2. implementaciju novog aplikativnog rješenja tj. digitalizaciju procesa.

Tako ćete osigurati dugoročni uspjeh digitalizacije, a ne samo promjene koja će biti „kratkog daha“.

Potrebu za digitalizacijom možemo imati u procesima koji su vezani uz proizvodnju, prodaju, razvoj, marketing i zaposlenike, a koji su možda i uzrok problema u poslovanju poduzeća. Nužno je prvenstveno identificirati koji dio procesa nam je problematičan, koliko on utječe na kvalitetu poslovanja i smanjuje li našu konkurentnost.

Također uvijek prilikom prepoznavanja problematičnih poslovnih procesa moramo utvrditi aktivnosti koje je potrebno provesti kako bi povećali dodanu vrijednost našeg proizvoda ili usluga od onih koji su nam samo generator ili uzročnik problema.

U toj fazi do izražaja dolazi kontroling koji kao svoju glavnu funkciju ima:

• identificirati probleme,
• predložiti način rješavanja problema te potom
• izvještavati o postignutim rezultatima i to za svaki od procesa.

Kontroling je upravljačka funkcija koja prepoznaje uska grla u poslovanju, pretjeranu ili nepotrebnu obradu u procesima. Rješava probleme u neusklađenosti podataka te uspostavlja temelje za definiranje KPI-eva (pokazatelja uspješnosti u poslovanju) tj. ciljeva na raznim razinama poslovanja.

Uloga kontrolinga je i pomoći pri promjeni tj. poboljšanju dosadašnjih procesa i definiranju novih procesa i ciljeva koji će povećati konkurentnost poduzeća.

Još jednom ću naglasiti: izbjegnite zamku kako će se uređenje poslovanja dogoditi samom implementacijom softverskog rješenja.

Često se poduzeća susretnu s vrlo dugotrajnim procesom implementacije novog softverskog rješenja, jer prethodno nisu uredila procese.

Još ako tijekom implementacije naiđu na poteškoće, vrlo često odustanu od digitalizacije. Zaključe da im je poslovanje samo dodatno otežano, komplicirano i ne vide mogućnost izlaska iz tog začaranog kruga.

U cijelom procesu promjene, nezaobilazna je još jedna poteškoća - otpor zaposlenika.

On može biti u manjem ili većem obimu kod svih zaposlenika i na svim razinama upravljanja. Svaka nova prilagodba nečem nepoznatom, novom, premda i bolje od prethodnog rješenja ili načina poslovanja je uvijek teška. I to moramo prihvatiti kao nešto s čime ćemo se uvijek boriti.

Ako od strane najviše upravljačke razine nema dovoljno odlučnosti i upornosti za prevladati sve poteškoće koje promjene nose, gotovo je sigurno da će se organizacija vratiti na stari način poslovanja. Možda će upravo taj trenutak povratka na staro nepovratno smanjiti šanse poduzeća u uspješnom razvijanju poslovanja uz digitalizaciju procesa.

Promjene oko nas se dešavaju sve brže i brže te je nužna prilagodba i strukturirano upravljanje poduzećima. Možemo Vam pomoći u pronalasku najboljeg organizacijskog rješenja unutar poduzeća i pripremiti procese za digitalizaciju.

Kontaktirajte nas na mail [email protected]

Autor: Anka Cvitanović Jovanić