Kako osigurati uspješno izvršenje projekta?

Realizacija projekta je uvijek vrlo izazovna, u svakom segmentu poslovanju, bilo da ste u ulozi izvoditelja projekta ili njegov naručitelj. Ako projekt nije kvalitetno pripremljen i ako obadvije strane nemaju jasno definirana svoja očekivanja, lako se poskliznuti i završiti van dogovorenog obuhvata, vremena ili izvan dogovorene cijene projekta. U uslužnim djelatnostima povećanje cijene je prvenstveno vezano uz veći utrošak sata rada od predviđenog, dok u proizvodnim uključuje i materijal.

Planiranje i kontrola projekata vrlo često imaju ključnu ulogu u svim fazama realizacije projekta. Mnogi ne prepoznaju važnost kontrole projekta te jednostavno zanemare informacije koje je potrebno zamijeniti u tijeku izvedbe projekta.

To može prouzročiti značajne poteškoće u fazama projekta u kojima je gotovo nemoguće postići kompromis između izvoditelja i naručitelja. Posljedica može biti čak i prekid suradnje uz nezanemariv gubitak financijskih sredstava uloženih u projekt.

U čemu je važnost kontrole projekta?

Vrlo često se nepredvidive situacije pojave u tijeku projekta i ključno je znati prepoznati, kako i kada je potrebno prilagoditi postavke dogovorene na početku projekta.

Prilikom toga uvijek treba imati u vidu sljedeće: kako projekt dovesti kraju tako da se osnovne funkcionalnosti i obuhvat projekta značajnije ne mijenja.

Kontrola projekta zahtjeva iskustvo kako bi na vrijeme utvrdili potrebu za korekcijom nekih postavki i znanje koje će vam pomoći u adekvatnoj korekciji.

Kontrola projekta je važna i zbog obveze informiranja i komunikacije s menadžmentom na obadvije strane sudionika projekta. Vrlo često je potrebno odobrenje menadžmenta za neku promjenu funkcionalnosti ili drugu važnu postavku.

Prilikom definiranja npr. uspostave nove funkcionalnosti aplikacije uvijek je važno dogovoriti ciljeve koje ona mora ispuniti i osnovnu funkcionalnost te u definiranim fazama razraditi kako će se ti uvjeti ispuniti tj. uz koliki angažman obadvije strane u projektu i u kojem vremenu.

Ključno u projektu

Ukratko, potrebno je prilikom kontrole pojedine faze projekta procjenjivati:

1. Vrijeme – je li projekt završen na vrijeme?

2. Cijenu – je li projekt ostao unutar predviđenih financijskih okvira (koliko smo potrošili?)

3. Funkcionalnost – ispunjavaju li projektne isporuke očekivanu sposobnost?

4. Kvalitetu – imaju li isporuke izvedbu kao što je obećano?

Gotovo je sigurno kako ćete u tijeku izvedbe projekta imati potrebu za nekim prilagodbama, stoga osigurajte kontrolu projekta kako bi na vrijeme donijeli potrebne odluke.

Proces kontrole projekta trebao bi se fokusirati na skupljanje i analiziranje informacija koje će optimizirati donošenje odluka i tako vam pomoći u uspješnom završetku projekta.

Poduzećima pomažemo u definiranju svih faza projekta i uspješno komuniciranje s drugom stranom.

Ako vam je potrebna pomoć eksperta sa znanjem i iskustvom u vođenju projekata, kontaktirajte nas.

Autor: Anka Cvitanović Jovanić