7 poticaja za razvoj kontrolinga u poduzeću

Za svako poduzeće od velike je važnosti vidjeti na vrijeme ključne promjene u poslovanju koje zahtijevaju implementaciju instrumenata kontrolinga:

1. Loše financijsko stanje
2. Problemi u koordinaciji operativnih zadataka
3. Nedovoljna količina informacija pri donošenju odluka
4. Promjena veličine poduzeća
5. Nedovoljna kontrola troškova
6. Neodgovarajući sustav izvještavanja
7. Želja za poboljšanjem poslovnih rezultata

1. Loše financijsko stanje

Najčešći problemi malih i srednjih poduzeća vezanih uz financijsko stanje je uzrokovano: prebrza očekivanja ostvarivanja profitabilnosti. Mnoga poduzeća planiraju ostvarivanje profitabilnosti u prvoj godini poslovanja, no taj cilj dosegnu tek u trećoj ili četvrtoj godini.

Zato je potrebno dobro postaviti ciljeve i planirati očekivanu profitabilnost od otvaranja poduzeća.

Jedan od uzroka lošeg financijskog stanja su i veliki fiksni troškovi (najam prostora, oprema…) te nedovoljno dobra naplata potraživanja.

Zvuči kao paradoks, ali prebrzi rast poduzeća također može uzrokovati značajne poteškoće u financijskom poslovanju poduzeća. Jedan od najčešćih primjera je kada poduzeće dogovori neki veći posao. U samom početku, sreći nema kraja. Ali kada se dodatno sagleda opseg projekta, nemogućnost ispunjavanja uvjeta bez dodatnog zapošljavanja ili angažiranja podizvođača dolazimo do dodatnog problema. U trenutku kada još nisu naplaćena sredstva po ugovoru, a istovremeno treba podmiriti svoje obveze prema zaposlenicima i partnerima nailazimo na problem manjka likvidnih sredstava. Potrebno je u tom trenutku premostiti financijski jaz dodatnim zaduživanjem uz najčešće, nepovoljne kamate.

Točka pokrića ili točka profitabilnosti može značajno utjecati na loše financijsko stanje. Loše utvrđena točka pokrića bilo zbog preniske cijene ili previsokih troškova može nam stvarati kontinuirani problem u poslovanju.

Kada se sjetimo primjera Agrokora i jedno vrlo velike gospodarske krize uzrokovane nelikvidnošću jednog poduzeće koje je sa sobom „povuklo“ veliki broj malih poduzeća koju su se suočila sa zastojem u poslovanju zbog loše naplate potraživanja. Imali su osiguran plasman proizvoda, veliki broj poduzeća je imao i rast poslovanja, ali sve je dovedeno u pitanje kad su se susreli s nelikvidnošću.

2. Problemi u koordinaciji operativnih zadataka

S navedenim problemima susreću se poduzeća svih veličina, a vrlo često i poduzeća koja nisu imala značajnijih promjena asortimana ili okolnosti na tržištu. Ako se u poduzeću svakodnevni zadaci ne koordiniraju na jednoj ili više razina (ovisi o veličini poduzeća) najčešće dolazi do problema u komunikaciji, što prati i probleme s ostvarenjem ciljeva. Možda ciljevi nisu postavljeni na SMART metodi i nije realno njihovo ostvarivanje.

Promjena okolnosti, kojima se trebaju prilagoditi i ciljevi je također nešto što treba prepoznavati i na operativnoj razini.

Vrlo često se problemi mogu riješili tako da se dnevno organizira vrlo kratka koordinacija aktivnosti koje su predviđene za taj dan. Nisam zagovornik sastanaka, pogotovo onih koji traju predugo ili nemaju konkretnih zaključaka. Ali vjerujem kako se jako puno može postići u organizaciji poslovanja i kroz svakodnevni 10-min sastanak kako bi se razmijenile najnovije informacije.

3. Nedovoljna količina informacija pri donošenju odluka

U trenutku kada je potrebno donijeti neku odluku, a ne raspolažete s informacijama o trenutnom stanju i o planiranim vrijednostima teže se donose odluke. Ne donošenje odluke, a posebice ako je donesena na temelju pogrešnih ili nedovoljnih informacija, može uzrokovati dugoročne probleme u poslovanju poduzeća.

Za donošenje odluka trebate imati pravovremene informacije, pogotovo one koje nam ukazuju na neki problem. Kako ćete prepoznati nedostatak informacija za donošenje odluke?

Vrlo je teško objasniti općenito, pa je bolje na konkretnom primjeru. Npr. imate dugogodišnju suradnju s klijentom i zadnjih nekoliko mjeseci vam od njega pristižu primjedbe na rad servisne službe. U poduzeću nemate uspostavljeno praćenje rada servisera, ne pratite kvalitetu opreme koju instalirate, ne znate koliko vremena je potrebno za neki specifičan popravak i sl. Sve vam to ukazuje kako nemate dovoljno informacija za donijeti odluku je li neprofesionalan pristup servisera na terenu ili nekvalitetna oprema nešto na što trebate dodatno obratiti pažnju kako bi eliminirali nezadovoljstvo klijenta.

4. Promjena veličine poduzeća

Poduzeća koja se nalaze u IT industriji su primjer najbrže rastućih poduzeća u RH.

Prema zadnjim podacima za 2020.g. IT industrija je rasla četiri puta brže od BDP-a RH.[1] 

Uslijed rasta poduzeća dolazi najčešće i do povećanja asortimana proizvoda ili usluga, do povećanja broja zaposlenih te do većeg broja procesa koji se međusobno trebaju povezati. Potreba za kontrolingom koji će optimizirati poslovanje, pomoći u procjeni svih rizika koje sa sobom nosi rast poduzeća. Najčešće su rizici vezani uz zaposlenike, pa je od velike važnosti uspostaviti sustav upravljanja radnim učinkom.

Promjena veličine poduzeća zahtjeva i prilagodbu strateških i operativnih ciljeva. 

Uspostavu praćenja radnog učinka zaposlenika ili promjena sustava mentoriranja. Prilagodba strateških smjernica svim vanjskim okolnostima. Ispitivanje organizacijske klime kojom će se zapravo moći utvrditi koliko su osobni ciljevi zaposlenika povezani s ciljevima poduzeća.

5. Nedovoljna kontrola troškova

U različitim djelatnostima pojedini troškovi imaju značajniju ili manju ulogu u poslovanju poduzeća. U hotelijerstvu, građevinarstvu, prerađivačkoj ili uslužnoj djelatnosti ipak je najvažnije znati koji troškovi su troškovi najznačajniji.

Poznavati strukturu troškova je važno i ako želimo koristiti sredstva EU budući da ih je potrebno kroz projektni plan planirati i pratiti.

Mnoga poduzeća tek nakon što utvrde stanje svojih troškova, zapravo istovremeno shvate kako im bolja kontrola troškova može omogućiti racionalnije trošenje resursa (materijalnih i vezanih uz zaposlenike).

Praćenje troškova pogotovo u vrijeme energetske nesigurnosti je važnije nego inače. Može nam ukazati na potrebu racionalnog trošenja osnovnih energenata pa i ako smo uslužno poduzeće i ti troškovi nam čine samo deset posto.

Metodologija koju smo koristili u velikoj korporaciji za praćenje troškova je bila temeljena na prepoznavanju upravljivih, djelomično upravljivih i neupravljivih troškova. Njezino korištenje je pomoglo u racionalizaciji troškova i prvenstveno „osvještavanju“ kako je moguće ciljeve vezane uz troškove postići i s jednostavnim koracima. Predlažem da prepoznate na koje troškove možete direktno utjecati i njih pokušajte pratiti. Jedna od zamki u koje možete upasti je i prepoznavanje npr. troškova edukacije kao upravljivog troška. On zaista je i upravljiv, možete se odlučiti više ili manje ulagati u obrazovanje. Ako vam je cilj samo smanjiti trošak, neupitno ćete ga ostvariti izostankom ulaganja u edukacije zaposlenika. No, vodite računa kako je izostanak ulaganja u stjecanje novih znanja i vještina možda i pogubno za vašu firmu. Možda ćete upravo zbog toga izgubiti konkurentsku prednost na tržištu.

6. Neodgovarajući sustav izvještavanja

U poduzećima koja nemaju kontroling najčešće se oslanjaju na računovodstvene podatke (koji su povijesni podaci) bez planiranja poslovanja u budućnosti.

U tom slučaju je vrlo teško utvrditi koji su nam procesi kritični, kako je potrebno prilagoditi poslovanje i koje rizike možemo očekivati. 

Kontroling uspostavlja sustav izvještavanja koji će na vrijeme otkriti probleme u poslovanju i kritične točke koje moramo riješiti u kratkom roku.

Sustavi izvještavanja ne moraju nužno biti vezani uz aplikativna rješenja. Za mala, pa čak i srednja poduzeća može se i u dostupnim alatima (xls, word, access, visio…) obraditi podatke tako da u traženim intervalima daju podatke o stanju procesa.

Što još može biti problematično? Npr. ako imate sustav izvještavanja, a ne znate kako ga koristiti. Nemojte biti pomodni i nabaviti sustav koji je hit na tržištu. Moći ćete se hvaliti kako imate ovaj ili onaj CRM ili ERP, ali ako on nije za vaše poslovanje optimiziran, nećete se baš puno pomoći. Ako ne doprinosi bržem prepoznavanju problema u poslovanju poduzeća ili uz pomoć njega nije moguće brzo prilagoditi svoje ciljeve poslovanja i pratiti realizaciju, vjerojatno će vam biti samo smetnja.

7. Želja za poboljšanjem poslovnih rezultata

U praksi se pokazalo da su poduzeća koja su uvela neki od instrumenata kontrolinga najviše poboljšala aktivnosti vezane uz:

planiranje ciljeva, praćenje realizacije ciljeva, organiziranje i kontrolu procesa.

Dvije trećine poduzeća je poboljšalo financijske pokazatelje u vrlo kratkom roku.

Kada u obzir uzmemo činjenicu da je najčešći razlog propadanja poduzeća i to s visokih 42% nedostatak potrebe na tržištu za proizvodima ili uslugama (npr. proizvedenih na starim tehnologijama, prilagođenih za direktni kontakt u vrijeme pandemije…) te također visokih 30% nedostatak novca za operativno poslovanje dolazimo do odgovora na pitanje – zašto je kontroling važan?

Jer ovih gore spomenutih preko 70% poduzeća sigurno nije imalo dobro definiranu strategiju i promišljanja o sljedećem: što učiniti ako se promjeni potreba kupaca na tržištu ili ako ne mogu osigurati izvore sredstava za tekuće poslovanje...

Na vrijeme reagirajte ako ste se prepoznali u jednoj od gore navedenih situacija.

Pomažemo poduzećima u prevladavanju poteškoća u poslovanju i implementaciji instrumenata kontrolinga.

Autor: Anka Cvitanović Jovanić