7 ključnih pitanja u upravljanju projektima

Projekt je skup aktivnosti koje imaju specifičan cilj, imaju definiran rok i resurse.

Projekt pokrećemo kad očekujemo da ćemo ostvariti neku promjenu ili pozitivan efekt. Često kako bi ostvarili korist, bilo da se radi o materijalnim ili nematerijalnim koristima za poduzeće ili zaposlenike. 

Materijalne su uglavnom vezane uz povećanje prihoda ili smanjenje troškova, a nematerijalne za povećanje zadovoljstva kupaca, povećanje vidljivosti poduzeća ili možda pripremu za budući rast poduzeća.

Kada se zapitamo što sve može biti projekt, odgovor je najčešće: razvoj novog proizvoda (npr. računala) ili usluge (npr. najam računala). Može biti promjena organizacije ili korištenog modela rada, neki interni projekt kao što je razvoj računalne aplikacije, prilagodba na novo rješenje. Razvoj softvera za vanjskog partnera, projekt istraživanja reakcije tržišta na naš novi proizvod, pripreme za preseljenje ili otvaranje novog ureda.

Projekti su sveprisutni u poslovanju svakog poduzeću, no usprkos njihovoj raširenosti ne možemo se pohvaliti dobrim upravljanjem projektima. 

Koje su najčešće poteškoće u komunikaciji softver developer i klijent? Često je postavljeno pitanje. Zašto više od 50% IT projekata na uspijeva može se sagledavati iz više različitih perspektiva. Iz iskustva mogu reći da je to uglavnom vezano uz loše planiranje projekata ili nedovoljnu kontrolu u fazi izvršenja projekata.

U procesu upravljanja projektima potrebno je sve aktivnosti planirati kako bi se osigurala isporuka proizvoda ili usluge na vrijeme, u skladu s proračunom i u skladu sa željenom kvalitetom.

Upravljanje projektima nam daje odgovor o isplativosti projekta i to odgovarajući na pitanja: jesu li uključeni svi troškovi, jesmo li uključili rad svih članova tima u projektu (ili će nam se u tijeku projekta stalno javljati nove potrebe, nepredviđeni sati rada kolega na uspostavi funkcionalnosti u projektu).

Odgovorite i na pitanje: je li projekt razuman? Upravo smo izašli iz jednog projekta, iscrpili smo možda na njemu i tehničke i ljudske resurse, možda ga još nismo niti naplatili, a otvara nam se neki novi projekt u kojem nam je neizvjesnost naplate vrlo velika.

Vrlo često se događa da poduzeća ne promisle dobro, nego odmah krenu dalje pod cijenu loše pripreme projekta te izostanka dobrog planiranja projekta.

7 ključnih pitanja u upravljanju projektima

1. Zašto?

Čini se jednostavno, ali vrlo često se iz fokusa izgubi odgovor upravo na pitanje zašto smo u projektu, tj. koja nam je poslovna vrijednost projekta, koji problem rješavamo? Povećavamo li vidljivost naših proizvoda ili možda želimo doći do nove reference? Koji nam je glavni motiv za novi projekt?

2. Koji su naši ciljevi?

Što namjeravamo postići ovim projektom? Jesmo li fokusirani samo na naš tržišni segment, pa možda želimo povećati prodaju naših usluga za 10%, povećati posjećenost naše stranice za 20%...

Moramo biti sigurni kako smo razmotrili i naše strateške ciljeve te kako se projekt uklapa u operativne ciljeve poduzeća ili čak KPI-eve zaposlenika. Možda ima direktnog utjecaja na već postavljene ciljeve pa iste trebamo revidirati.

3. Kako ćemo pratiti uspjeh i gotovost?

Promišljanje o odgovoru na to pitanje nas usmjerava na popisivanje konkretnih mjera za uspješnost projekta, pogotovo ako imamo projekt u kojem su faze i aktivnosti u projektu međusobno isprepletene. Praćenje aktivnosti po fazama, a ponajprije jasno definiranje ključnih faza isporuke je nešto što mora biti nedvojbeno dogovoreno između strana u projektu – bilo da se radi o internom ili vanjskom projektu.

4. Na koga utječe i koga treba uključiti?

Prepoznajte rizike, angažman koji je potreban od zaposlenih, koja će nova znanja naši zaposlenici trebati usvojiti. Svakako sugeriram uključite u projekte što više možete mlade snage, iskustvo koje se dobije sudjelovanjem u radu tima je dragocjeno za njih, a pokazat će se višestruko korisno i za poduzeće.

5. Kako nam se projekt uklapa u ostale projekte?

Kako će se na ostale dnevne, uobičajene poslove koje zaposlenici imaju reflektirati angažman na tom ili nekim drugim projektima? Imamo li dovoljno resursa za podržati sve aktivnosti koje projekt uključuje? Ne smijemo nikako zanemariti i faktor „iznenađenja“ koji će se gotovo sigurno pojaviti u upravljanju projektima.

6. Koje su nam ključne aktivnosti?

Već sam napomenula važnost ključnih aktivnosti uz pomoć kojih ćemo pratiti gotovost. Često su te ključne aktivnosti povezane s fakturiranjem, a znamo da vrlo često partnerski odnos doživi neuspjeh upravo u trenutku potrebe za rebalansom proračuna projekta.

7. Koja je očekivana korist od projekta?

Kakvu će korist imati organizacija i svaki pojedini zaposlenik koji je radio na projektu? Kako će utjecati na odnos s vanjskim partnerom?

Upravljanje projektima je menadžerska disciplina, stoga postavljajte pitanja i vodite računa o važnosti komunikacije u projektu – ona je neophodna kako bi odgovorili na gore postavljena pitanja i uspješno upravljali projektom.

Kako biste povećali šanse za uspjeh svojih projekata, kontaktirajte nas. Možemo vam pomoći u donošenju odluka tijekom projekta, smanjiti vrijeme implementacije i optimizirati troškove projekta.

Autor: Anka Cvitanović Jovanić